Newsletter e Email: consigli su come usare bene la Posta Elettronica e le Newsletter

Posta elettronica e Newsletter

Ci capita quasi quotidianamente di ricevere richieste di assistenza sulla posta elettronica e spesso anche sul corretto utilizzo di sistemi di invio di newsletter.
Fortunatamente i problemi riscontrati dipendono molto raramente da reali problemi tecnici o malfunzionamenti di un server di posta elettronica, qualunque esso sia.
Spesso, invece, i problemi che gli utenti si trovano ad affrontare sono dovuti ad errori di configurazione oppure ad un non corretto utilizzo di programmi (client) standard di posta elettronica per inviare delle newsletter non realizzate bene e inviate a liste di distribuzione molto numerose senza rispettare le regole e gli accorgimenti necessari.
Riportiamo a seguire una lista di consigli utili per utilizzare al meglio la posta elettronica e per inviare correttamente e facilmente delle newsletter, anche a molti utenti contemporaneamente.

Molte di queste regole valgono sia se si utilizza un programma di posta elettronica ordinario (come Outlook Express, Microsoft Outlook nelle sue varie versioni, Mozilla Thunderbird, Evolution Mail, MAC Mail, Windows Live Mail etc.) o un programma specifico e professionale per l’invio di newsletter (come Send Blaster, Mail Chimp, MailUp, Rapid Mail, Mail Pro, Unisender, VisaPrint,  Mail Designer etc.) o ancora se si utilizza un modulo o un plugin integrato e on line su un sito web CMS (come i vari plugin per WordPress, Joomla! e altri).

12 consigli e regole utili per l’invio di newsletter:

• 1) L’utilizzo di programmi standard di posta elettronica ordinaria non è adatto per l’invio di newsletter.
  Inviare con Outlook (o qualsiasi altro programma di posta ordinaria) delle newsletter a molteplici indirizzi, specie se con allegati e contenuti (testi, link e immagini) non ottimizzati e troppo pesanti è assolutamente sconsigliato.
• 2) Tutti i fornitori di servizi di posta elettronica (a pagamento e non) impostano dei filtri e dei blocchi all’invio massivo di newsletter e quindi impediscono gli invii superiori anche ad alcune centinaia di mail al giorno. In alcuni casi si arriva anche al blocco temporaneo degli account di posta utilizzati per l’invio.
• 3) Per inviare correttamente le newsletter è consigliato acquistare ed utilizzare un server di posta con  SMTP dedicato.
• 4) E’ sconsigliato l’invio a molteplici destinatari senza adottare delle regole per diluire l’invio nel tempo. Occorre, quindi, far passare un certo periodo di tempo tra una mail e l’altra e anche tra gruppi di mail.
• 5) E’ da evitare l’invio a indirizzi email sbagliati e/o disattivati. E’ molto importante verificare i messaggi di errore che arrivano e quindi eliminare o correggere gli indirizzi email sbagliati dalle liste di distribuzione. Ogni tentativo di invio verso indirizzi email errati e/o non più in uso può venire considerato come Spam. Anche se si inviano newsletter legittime si consiglia di rimuovere permanentemente dalle liste che si utilizzano gli indirizzi email errati e che restituiscono messaggi di errore. Occorre quindi controllare manualmente ed eliminare (e/o correggere gli indirizzi email sbagliati) per poter continuare ad inviare delle newsletter correttamente.
• 6) L’invio di newsletter (o anche di semplici email) ad indirizzi PEC (Posta Elettronica Certificata) genera errori se il destinatario PEC non ha attivato l’opzione di ricevere sulla sua casella anche messaggi email ordinari.
• 7) E’ sconsigliato l’invio ai destinatari che non si sono spontaneamente iscritti alle liste.
• 8) E’ sconsigliato l’invio a destinatari che non hanno accettato esplicitamente di ricevere le comunicazioni. Vedi Privacy Policy: l’informativa sulla Privacy dovrebbe essere ben indicata e presente sul sito e dovrebbe essere collegata e richiamata da ogni newsletter.
• 9) E’ consigliato configurare ed utilizzare dei sistemi per mettere in condizione gli utenti di richiedere facilmente la rimozione dalle liste e quindi cancellarsi dalla newsletter.
• 10) E’ sconsigliato l’invio di allegati nelle newsletter. E’ sempre preferibile, invece, inserire dei collegamenti alle eventuali risorse (allegati) necessarie che dovrebbero essere caricate su uno spazio web (sito). Facendo così le email saranno meno pesanti e i tempi di invio, ricezione e scaricamento saranno inferiori.
• 11) E’ consigliato utilizzare sempre un indirizzo email dedicato da cui effettuare l’invio delle newsletter (come ad esempio news@dominio.ext).
• 12) Una newsletter efficace deve essere realizzata esteticamente e graficamente nel modo giusto e deve contenere degli inviti all’azione (Call To Action). L’utente va stimolato con un messaggio breve, conciso e diretto, con un invito esplicito a compiere un azione. Questo tipo di approccio si realizza con pulsanti  testuali e grafici  realizzati ad oc e con i relativi link a pagine o landing page.

Questi sono solo alcuni dei fattori che provocano errori e nella peggiore delle ipotesi portano ad essere inseriti nelle BlackList (quindi ad essere considerati come mittenti di Spam) anche quando si inviano email normali.

Molte altre regole e diversi consigli utili su come poter effettuare degli invii legittimi e ridurre al minimo gli errori possono essere trovate facendo delle semplici ricerche on line.

Attenzione allo SPAM e alle BLACKLIST
Esistono diverse società e vari software che gestiscono per tutti i fornitori di servizi di posta elettronica le BlackList.
BLACKLIST
Le BlackList sono delle liste in cui, se non si seguono determinate regole, si rischia di venire inseriti e quindi non poter più inviare email (anche normali) a molti destinatari.
GREYLIST
Il Grey listing è una tecnica applicata dal server di posta del destinatario per combattere lo spam. Si traduce nel rifiutare inizialmente ogni messaggio in entrata. Se il mittente riprova dopo pochi minuti, il messaggio viene invece accettato. Pur essendo abbastanza efficace, poiché gli spammer tipicamente si servono di software che compiono un solo tentativo, è deprecato dalla comunità poiché comporta un maggior traffico sulla rete e il rischio di bloccare email legittime (falsi positivi).
In altri termini le Greylist vengono utilizzate sul server del destinatario e hanno il compito di vigilare sulla ricezione. Al primo contatto da un server esterno, le Greylist danno risposta di rifiuto consigliando di riprovare, e mantengono in sospeso la mail ricevuta.
Nel caso venga ricevuta una nuova richiesta, che coincide in ogni parametro (mittente, destinatario, orario) con quella tenuta in sospeso, le Greylist accettano la mail e la consegnano al destinatario. Successivamente da questo contatto non richiederanno più la seconda conferma.
Gli spammer effettuano un unico invio, di conseguenza alla Greylist non arriverà mai la seconda richiesta, quella che permette di recapitare il messaggio.
Risultato: al destinatario vengono recapitate solo e-mail che provengono da server ritenuti sicuri.

A chi serve una newsletter

Un buon sistema di invio e gestione di newsletter è utile sia a chi vende beni o servizi e alle aziende ed associazioni che hanno bisogno di condividere con la più ampia scala di pubblico un certo messaggio.
La newsletter permette di creare in tempi relativamente brevi un canale diretto con il pubblico stesso. Si raggiunge facilmente il “target” di pubblico a casa sua, in ufficio o su un dispositivo mobile.
La newsletter permette anche ampi margini di azione in termini social. Chi riceve una newsletter che reputa interessante può rispondere chiedendo maggiori informazioni, può condividerla con i propri contatti attraverso i social network.
Una buona campagna di email marketing effettuata con l’invio di newsletter è un vero investimento che aiuta anche ad aumentare le visite ad un sito internet.
Le newsletter sono utili anche a chi le riceve: un utente fidelizzato con delle newsletter è anche aggiornato per tempo sulle ultime offerte. Le email, meglio delle pagine di un sito web, possono anche essere lette nei ritagli di tempo e anche quando non si dispone di una connessione ad internet. Inoltre, con le newsletter, i lettori possono essere informati sugli sconti applicati ai prodotti, attraverso codici promozionali che solo loro possono usare per gli acquisti effettuati online o presso i punti vendita.

Noi di Adarte possiamo offrire supporto ed assistenza sia per realizzare che per inviare delle newsletter professionali, graficamente e tecnicamente efficaci e che rispettino le giuste regole e configurazioni.

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