La newsletter è una email con testo e immagini diffusa periodicamente per posta elettronica a delle liste di distribuzione composte dagli indirizzi email degli iscritti.
E’ prevalentemente realizzata in formato HTML, che permette di gestire al meglio anche le immagini.
Il formato testuale consente di leggere con facilità il messaggio anche con strumenti diversi dal personal computer, dotati di monitor più piccoli e di software che non supportano integralmente il linguaggio Html. Questi strumenti, che stanno via via diventando di uso comune, sono comunque sempre più spesso forniti di software in grado di gestire messaggi in Html.
L’oggetto della newsletter spazia dall’informazione all’intrattenimento, anche se diversi portali e provider a volte usano questo canale in modo invadente e con fini prettamente pubblicitari, che si collocano fra il mailing e lo spam vero e proprio.
La frequenza di invio può essere variabile e gestita dal mittente, può essere giornaliera, mensile o anche saltuaria. La ricezione in genere è gratuita, anche se alcune newsletter divulgative che trattano argomenti di nicchia possono essere a pagamento.
Le newsletter devono rispettare la normativa relativa alla privacy, della quale si occupa il Garante, che vieta l’invio di messaggi informativi o pubblicitari non sollecitati.
La dinamica di comunicazione della newsletter è caratterizzata da un singolo utente o gruppo editoriale che invia messaggi unilateralmente verso gli iscritti. Questi ultimi possono inviare messaggi e-mail al solo mittente originario, e non anche a tutti o ad alcuni degli altri iscritti, che restano vicendevolmente anonimi. Quest’ultimo aspetto segna la differenza sostanziale fra newsletter e mailing list: in quest’ultima ogni iscritto può infatti inviare messaggi all’intera massa di iscritti, creando discussioni sia private che pubbliche.